Datenschutzerklärung

 

 

 

 

 

 

 

Präambel

 

Der Leichlinger Schwimmverein 02 e.V., im folgenden LSV, verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des LSV). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des LSV zu gewährleisten, gibt sich der LSV die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der LSV verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (hierunter fallen die Trainerinnen und Trainer sowie die Gruppenhelferinnen und -helfer) sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im LSV, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

Der LSV verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der LSV insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts und -austritt, Schwimmabzeichen, Trainingsgruppenzugehörigkeit und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung und Sepa-Mandate, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im LSV, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Deutschen Schwimmverband e.V. und den untergeordneten Verbänden, denen der LSV angehört, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (Jahreslizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen und/oder als Kampfrichter tätig sind. Hierzu zählen bei den Schwimmern Name, Vorname, Geburtsjahr, Geschlecht, Vereinsname, Wettkampfergebnisse und persönliche Bestzeiten), die in Meldelisten (Meldeergebnisse), Wettkampfprotokollen und Ergebnis- und Bestenlisten aufgenommen und unter anderem auch im Internet veröffentlicht werden. Bei den Kampfrichtern werden u.a. Name, Vorname, Vereinsname und Position im Kampfgericht in den Wettkampfprotokollen aufgeführt.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Bestenlisten, Geburtsjahrgang.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des LSV werden die Vereins-Hauptanschrift mit Email und Telefonnr. sowie für  die Mitglieder des Vorstands mit ihrer Funktion und Anschrift veröffentlicht. Das Trainerteam wird mit Vorname, Nachname, Funktion und nach Einwilligung auch mit Bild veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im LSV

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Geschäftsleitung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Geschäftsführer bzw. das von ihm mit dieser Aufgabe beauftragte Vorstandsmitglied stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach  Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Dieser ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LSV (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Für den (Erst-)Kontakt per E-Mail zum LSV richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der als Hauptanlaufpunkt zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.  Alternative kann der LSV Vereinsmailinglisten pro Mitgliedergruppe einrichten, die eine Kommunikation der Mitglieder untereinander möglich macht, ohne die individuellen  Adressen zu teilen.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im LSV, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Entsprechend Art. 37 DS-GVO Abs.1  a-c muss der LSV keinen Datenschutzbeauftragten stellen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Der LSV unterhält zentrale Auftritte. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich in Rücksprache und Abstimmung mit dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und dem Ressortleiter Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer)  vorgenommen werden.
Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LSV dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des LSV am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des LSV in Kraft.